SaveAsPDF

Microsoft Outlook bietet standardmäßig nicht die Option eine E-Mail als PDF-Datei abzuspeichern. Eine E-Mail kann lediglich im MHT-Format gesichert werden, oder als proprietäre PST-Datendatei. Wird die E-Mail in einem der beiden Formate gespeichert, um eine E-Mail zu archivieren, so muss Outlook installiert sein, um die E-Mail erneut zu öffnen. Als flexiblere Archivierungsvariante eignet sich das PDF-Format. Da Microsoft dies jedoch nicht im Office-Standard implementiert hat, muss ein Umweg über ein PDF-Drucker genommen werden - oder einfacher: das Outlook Add-In SaveAsPDF! Dieses schlanke Add-In ermöglicht es mehrere E-Mails gleichzeitig in einen gewünschten Ordner als PDF zu exportieren und sichert dabei außerdem die E-Mail Anhänge (falls vorhanden). Damit eine Namensgleichheit vermieden wird, bietet SaveAsPDF darüber hinaus die Möglichkeit einen Präfix einzustellen. Dieser bezieht sich auf das Empfangsdatum der selektierten E-Mail, z. B. im Format YYYYMMDDHHII (Jahr, Monat, Tag, Stunde, Minute). Dieses Format wird in den Einstellungen mit der Zeichenkette "YMDHI" eingestellt.

Einmal installiert schmiegt sich SaveAsPDF in das Ribbon von Outlook unter dem Reiter "Add-Ins" ein, von dem aus das Add-In intuitiv bedient werden kann: